KİŞİSEL VERİLEN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
1. AMAÇ, KAPSAM VE HUKUKİ DAYANAK
Bu Aydınlatma Metni ve İnternet Sitesi Gizlilik Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca, FİLDOS ENDÜSTRİYEL SİST. TAS. PAZ. VE SAN. TİC. LTD. ŞTİ. (“Fildos” veya “Şirket”) tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Politika; müşteriler, potansiyel müşteriler, müşteri yetkilileri ve çalışanları, tedarikçiler, alt yükleniciler, iş ortakları ve bunların yetkili ve çalışanları, ziyaretçiler, internet sitesi kullanıcıları, Şirketle iletişim kuran kişiler ve hukuki veya ticari ilişki kapsamında verisi işlenen diğer gerçek kişiler hakkında uygulanır.
Fildos; endüstriyel üretim ve işletme süreçlerine yönelik kimyasal dozaj skidleri, akışkan transfer sistemleri ve üretim süreci ekipmanları tasarlamakta ve uygulamakta; dozaj pompaları, transfer pompaları, kimyasal dayanımlı dozaj tankları, polimer hazırlama üniteleri, pH düzeltme sistemleri ile komple skid sistemlerin projelendirme, tedarik, üretim, saha entegrasyonu, devreye alma, teknik destek ve üretim ve işletme süreçleri danışmanlığı süreçlerini yürütmektedir.
2. TANIMLAR
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi;
Özel nitelikli kişisel veri: KVKK’nın 6. maddesinde sayılan verileri;
İlgili kişi: kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi;
Veri sorumlusu: kişisel verilerin işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen Fildos’u;
Açık rıza: belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı;
Kurul ve Kurum ise sırasıyla Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile Kişisel Verileri Koruma Kurumunu ifade eder.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
Fildos kişisel verileri KVKK’nın 4. maddesine uygun olarak aşağıdaki ilkeler çerçevesinde işler:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
4. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ
Şirketle kurulan ilişkinin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorilerinden gerekli olanlar işlenebilir:
- Kimlik: ad, soyadı, imza; işlem için gerekli olması hâlinde T.C. kimlik numarası ve kimlik belgesinde yer alan sınırlı bilgiler.
- İletişim: telefon, e-posta, iş ve teslimat adresi ile diğer iletişim bilgileri.
- Mesleki deneyim: çalışılan kurum, görev, unvan, departman ve kurumsal rol.
- Müşteri ve işlem: teklif, sipariş, sözleşme, proje, teslimat, montaj, devreye alma, bakım, servis, teknik destek, talep ve şikâyet kayıtları.
- Finans: fatura, ödeme, tahsilat, banka, cari hesap, vergi ve muhasebe bilgileri.
- Hukuki işlem: ihtar, dava, icra, arabuluculuk, resmî yazışma ve uyuşmazlık kayıtları.
- İşlem güvenliği: IP adresi, erişim, log ve sistem güvenliği kayıtları.
- Fiziksel mekân güvenliği: ziyaretçi kaydı ile mevcut olması hâlinde kamera kayıtları.
- Görsel ve işitsel kayıtlar: proje, saha, montaj, devreye alma, bakım veya servis kapsamında gerekli fotoğraf ve video kayıtları.
- Pazarlama ve iletişim: iletişim tercihleri ile mevzuata uygun olarak tutulan ticari elektronik ileti izin ve ret kayıtları.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel veriler, somut işlemle bağlantılı ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Kimyasal dozaj sistemleri, akışkan transfer sistemleri, üretim süresci ekipmanları ve mühendislik hizmetlerine ilişkin taleplerin alınması ve cevaplandırılması;
- Müşteri ihtiyacının, işletme koşullarının, akışkan karakteristiğinin ve teknik gereksinimlerin belirlenmesi;
- Akış hesabı, pompa ve ekipman seçimi, malzeme uygunluğu, operasyon güvenliği ve projelendirme çalışmalarının yürütülmesi;
- Teklif hazırlanması, iletilmesi, revizyonu ve teklif sürecinin takibi;
- Sözleşme, sipariş, satış, tedarik, üretim, kalite kontrol, sevkiyat ve teslimat süreçlerinin yürütülmesi;
- Montaj, saha entegrasyonu, devreye alma, bakım, servis, satış sonrası teknik destek ve üretim ve işletme süreçleri danışmanlığı hizmetlerinin sunulması;
- Müşteri, potansiyel müşteri, tedarikçi, alt yüklenici ve iş ortaklarıyla ticari iletişimin ve ilişki yönetiminin sağlanması;
- Finans, muhasebe, faturalandırma, ödeme, tahsilat, vergi, denetim ve raporlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi;
- Ürün, hizmet, üretim ve işletme süreçleri, tesis, çalışan, ziyaretçi ve bilgi güvenliğinin sağlanması;
- Talep, öneri ve şikâyetlerin değerlendirilmesi; hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi;
- Hukuki süreçlerin yürütülmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile yetkili mercilerin taleplerinin karşılanması;
- Mevzuattan doğan saklama, bildirim, denetim ve diğer hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
6. TOPLAMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLER
Kişisel veriler; internet sitesindeki iletişim ve teklif formları, e-posta, telefon, posta, yüz yüze veya çevrim içi görüşmeler, kartvizitler, teklifler, siparişler, sözleşmeler, faturalar, teknik dokümanlar, proje ve saha formları, servis kayıtları, tedarikçi ve iş ortağı bildirimleri, resmî kurum yazışmaları ile elektronik sistem ve güvenlik kayıtları üzerinden sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanabilir.
Veriler, işleme faaliyetinin niteliğine göre otomatik veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilir.
İşleme faaliyetleri KVKK’nın 5. ve uygulanabildiği ölçüde 6. maddelerinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplerden uygun olana dayanır:
- Kanunlarda açıkça öngörülme;
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olma;
- Fildos’un hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olma;
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olma;
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Fildos’un meşru menfaatleri için zorunlu olma;
- İlgili kişinin kişisel veriyi alenileştirmiş olması ve alenileştirme iradesine uygun işlenme;
- Açık rızanın hukuken gerekli olduğu sınırlı hâllerde ilgili kişinin açık rızası.
7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel veriler, belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli ve ölçülü olmak kaydıyla KVKK’nın 8. ve 9. maddelerindeki şartlara uygun olarak şu alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Ödeme, tahsilat ve finans işlemleri amacıyla bankalara ve ödeme hizmeti sağlayıcılarına;
- Muhasebe, vergi, denetim ve mali yükümlülükler amacıyla mali müşavir, denetçi ve danışmanlara;
- Uyuşmazlık ve hukuki süreçler amacıyla avukat, arabulucu, bilirkişi, mahkeme, icra müdürlüğü ve yetkili mercilere;
- Sevkiyat ve teslimat amacıyla kargo, nakliye ve lojistik hizmeti sağlayıcılarına;
- Proje, üretim, montaj, devreye alma, servis ve teknik destek amacıyla tedarikçi, üretici, alt yüklenici ve çözüm ortaklarına;
- Elektronik sistemlerin işletilmesi, saklama ve güvenlik amacıyla yazılım, sunucu, e-posta, arşivleme ve bilgi teknolojileri hizmeti sağlayıcılarına;
- Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına.
9. İNTERNET SİTESİ, ÇEREZLER VE İŞLEM GÜVENLİĞİ
İnternet sitesinin güvenli ve verimli çalışmasını sağlamak, tercihleri hatırlamak, kullanım istatistiklerini oluşturmak ve hizmetleri geliştirmek amacıyla çerezler ve benzeri teknolojiler kullanılabilir. Zorunlu çerezler internet sitesinin çalışması ve güvenliği için gerekli olabilir. Zorunlu olmayan analitik, işlevsel veya reklam/pazarlama çerezleri ise uygulanabilir mevzuata göre kullanıcının tercihine sunulur.
Çerezlerin adı, sağlayıcısı, amacı, türü ve saklama süresi ayrı bir Çerez Politikası ve gerektiğinde çerez yönetim paneli üzerinden açıklanmalıdır. Kullanıcılar tarayıcı ayarları veya çerez yönetim aracı üzerinden zorunlu olmayan çerez tercihlerini değiştirebilir.
İnternet sitesi ziyaretleri sırasında IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, erişim zamanı, görüntülenen sayfalar ve teknik hata kayıtları; sistem güvenliği, hataların giderilmesi, hizmetin geliştirilmesi ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenebilir.
10. TİCARİ ELEKTRONİK İLETİŞİM
Ürün, hizmet, proje ve sektörel gelişmelere ilişkin tanıtım veya pazarlama amaçlı ticari elektronik iletiler, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca gerekli onayların alınması kaydıyla gönderilir. İlgili kişi, iletide yer alan ret imkânını veya Şirketin iletişim kanallarını kullanarak ticari elektronik ileti tercihini her zaman değiştirebilir. İş ilişkisinin yürütülmesi için zorunlu operasyonel bildirimler, pazarlama iletilerinden ayrı değerlendirilir.
11. SAKLAMA VE İMHA
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler veya işleme amacı için gerekli süre boyunca saklanır. Saklama süresinin belirlenmesinde sözleşme ve zamanaşımı süreleri, vergi ve ticaret mevzuatı, hukuki yükümlülükler, muhtemel uyuşmazlıklar ve veri işleme amacı dikkate alınır. İşleme sebeplerinin ortadan kalkması hâlinde veriler, mevzuata ve Şirketin saklama ve imha esaslarına uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
12. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Fildos, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla işlenen verinin niteliğine ve risklere uygun idari ve teknik tedbirleri alır. Yetkilendirme ve erişim kontrolleri, parola ve kayıt güvenliği, yedekleme, güncelleme, çalışan farkındalığı, gizlilik yükümlülükleri, tedarikçi kontrolleri ve ihlal yönetimi bu tedbirler kapsamında uygulanabilir.
İnternet sitesinde üçüncü kişilere ait bağlantılar bulunabilir. Üçüncü kişilerin kendi internet sitelerinde gerçekleştirdiği veri işleme faaliyetleri kendi politikalarına tabidir. Bununla birlikte Fildos, kendi seçtiği veri işleyenler ve aktarımlar bakımından KVKK’dan doğan yükümlülüklerini yerine getirir.
13. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler Fildos’a başvurarak:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme;
- KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme;
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
- Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
14. VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU
KVKK kapsamındaki talepler; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kimliği ve talebi tevsik eden bilgi ve belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılarak Şirkete iletilebilir:
- Şahsen veya noter aracılığıyla Şirketin açık merkez adresine yazılı başvuru;
- Varsa kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza ile başvuru;
- Daha önce Şirkete bildirilen ve Şirket sisteminde kayıtlı e-posta adresi üzerinden fi****@********om.tr adresine başvuru;
- Mevzuatın izin verdiği diğer başvuru yöntemleri.
Başvuruda ad ve soyad, yazılı başvurularda imza, T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa bildirime esas e-posta/telefon bilgisi ve talep konusu bulunmalıdır. Şirket kimlik doğrulaması için ek bilgi veya belge isteyebilir.
Başvurular talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
15. GÜNCELLEME VE YÜRÜRLÜK
Fildos bu Politikayı mevzuat, Kurul kararları, veri işleme amaç ve yöntemleri, kullanılan teknolojiler veya ticari süreçlerdeki değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel metin internet sitesinde yayımlanır. Güncelleme, geçmişte hukuka aykırı bir işleme faaliyetine onay verildiği veya ilgili kişinin haklarından feragat ettiği anlamına gelmez.
FİLDOS olarak, yürürlükteki mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz saklı kalmak kaydıyla, sahip olduğunuz bu hakları istediğiniz her zaman ve en uygun şekilde kullanabileceğinizi taahhüt ederiz. Bunun için aşağıda bulunan iletişim bilgileri aracılığıyla bizimle iletişime geçmeniz yeterlidir:
FİLDOS ENDÜSTRİYEL SİST. TAS. PAZ. VE SAN. TİC. LTD. ŞTİ.
| E-posta | fi****@********om.tr |
| Telefon | +90 216 365 54 30 |
| Adres | Meclis Mah. Teraziler Cad. Perpim San. Sitesi No:31/A Blok 50-51 Sancaktepe / İstanbul |